Что важно проверять в первую очередь?
Мужчина по имени Аркадий М. (реальное имя изменено в целях сохранения конфиденциальности клиента) покупал заправку. В данном бизнесе отсутствовала point of sale system.
Другими словами всё пробивалось через кассу.
При этом на заправке работали ещё магазин и маленький ресторан. Это значит, что было огромное количество транзакций.
Бабушка, владелица бизнеса, аккуратно складывала первичную документацию в коробки и отправляла СРА, который делал отчеты. У себя она хранила ленты от кассовых аппаратов. На момент проверки на заднем дворе дома стоял контейнер обьемом 20 футов, полностью забитый лентами.
При проверке бросилось в глаза, что в некоторые месяцы прибыль резко скакала вверх. Как выяснилось, это было следствием того, что СРА терял данные про закупку.
Из-за этого колебалась выручка. Покупатель сказал: “Давайте возьмём первичную документацию и восстановим все”. Бабушка возмутилась. В результате решили взять данные только за месяц, хотя это тоже был огромный объём работы.
Ушла неделя на внесение всех данных в таблицу. Потом попросили сравнить с тем, что бабушка отравляла СРА.
Обнаружились заметные ошибки. Выяснилось, что девушки, которые сидели и вводили все бухгалтерские данные, сделали кучу ошибок.
К счастью для покупателя, он вышел из контракта, сказав, что бизнес убыточный.
Когда же бабушка (владелец бизнеса) узнала о происходящем, она безумно разозлилась. Тут уж не поздоровилось всем. Неприятности начались и у СРА, ведь оказалось, что он завышал прибыль, а с бабушки сдирали огромные налоги. Она нанимала адвокатов, чтобы разобраться с этим, и платила еще и им.
Какие причины таких отличий? Может быть два сюжета: или бухгалтерия ведётся в сторонней организации и ориентирована только на налоговые отчеты, или ведением занимается некомпетентный человек.
Типичные ошибки, которые допускаются при ведении бухгалтерии.
1. СРА обычно ведут бухгалтерию раз в квартал. Документы им привозят в коробке. СРА кладёт их где-то в углу. “Когда будет время, тогда сделаем.” Часть документов пропадет в процессе квартала, их кладут мимо или ещё что-то случается. Часть теряет сам СРА. Оставшееся вносит не бухгалтер, а девушка, которая сидит на телефоне и не разбирается в бухгалтерских программах.
Подразумевается, что это должны делать СРА, но они этого не делают. В результате наслаивается несколько слоев ошибок.
Классическая ситуация: компания получает кредит, девушка записывает его, как выручку. Владелец не заглядывает туда и не знает, что происходит в его документации.
2. Люди, которые занимаются ведением бухгалтерии, склонны срезать углы, упрощать свою жизнь. Вместо внесения отдельных проводок, они раз в месяц пишут их интеграцию.
Решаются эти проблемы так. Нужно получить первичные документы. Во-первых, это банковские выписки. Во-вторых, надо получить накладные от поставщиков. В ресторане это является инструментом для определения реальной выручки.
Владелец говорит, что “по банку проходит 1 миллион долларов в год. Но в этом бизнесе много наличных, которые кладу себе в карман. Получается около 1.5 миллиона”. Формула расчёта выручки: стоимость закупки еды должна составлять 30-35% от выручки. Если у вас выручка в миллион, который прошел по банку, а накладных на 350 тысяч. Если верить фантазеру владельцу, то сумма закупки должна составлять более 500 тысяч. А это совершенно не так. Аналогично и в строительном бизнесе.
О том, как проводить проверку налоговой документации читайте здесь.
3. Платежные ведомости по зарплате. Здесь особенно важно обращать внимание на соответствие списка сотрудников, написанного владельцем вам от руки, к тому списку, где указана зарплата каждого. Так можно выявить, кому платят “под столом” или же нелегальных иммигрантам. Более того, заработная плата является косвенным указателем на истинный размер прибыли. Подробнее о проверке сотрудников читайте в нашей статье.
Подробнее о том, как должна проводиться проверка бизнеса вы можете узнать в нашем классе.
Что нужно знать про бухгалтерию:
- В бухгалтерских отчетах (P&L, баланс) из цифр можно доверять только номеру страницы. Все остальное необходимо проверять.
- Все заверения о том, что денежные потоки происходят за пределами банковских депозитов, надо игнорировать. Это никогда не подтверждается.
- Владельцы скромно умалчивают о нелегалах. Это нужно выявлять с особой рьяностью.
- Если вы не аудитор со стажем, в одиночку это сделать правильно не получится. Для проведения качественной проверки следует привлекать профессионалов. Подробнее читайте в статье "Кто проверяет бизнес".
